Jenny Reed

Direktor für Qualität und Berufsstandards bei Kreston Global

Jenny beaufsichtigt den Einführungsprozess für neue Mitgliedsunternehmen sowie die laufende Entwicklung von Schulungen und Ressourcen. Sie wird mit den Mitgliedsunternehmen zusammenarbeiten, um vorrangige Bereiche für die berufliche Entwicklung und Schulung zu ermitteln, und auch mit dem ESG-Beratungsausschuss von Kreston zusammenarbeiten.

Herbert M. Chain

MBA, CPA (USA), Direktor, CBIZ Marks Paneth, und Aktionär, Mayer Hoffman McCann P.C.

Herbert Chain ist ein sehr erfahrener Autor und Finanzexperte mit 40 Jahren Erfahrung in den Bereichen Wirtschaft, Rechnungswesen und Wirtschaftsprüfung, unter anderem als Senior Audit Partner bei Deloitte. Er verfügt über Zertifizierungen der National Association of Corporate Directors und der Private Directors Association und kennt sich mit der Führung von Privatunternehmen und effektivem Risikomanagement aus. Er verfügt über umfassende Kenntnisse im Finanzdienstleistungssektor, einschließlich Vermögensverwaltung und Versicherungen, sowie über Erfahrung mit SPACs.

Qualität ohne Grenzen: Qualitätsmanagement in einem globalen Netzwerk von Unternehmen

November 24, 2023

Das Qualitätsmanagement ist von entscheidender Bedeutung, wenn es darum geht, den Ruf eines globalen Netzes zu wahren und zu verbessern, das öffentliche Interesse zu schützen, die Zufriedenheit der Kunden zu gewährleisten, Spitzenkräfte anzuziehen und zu halten und einen Wettbewerbsvorteil für ein Netz zu schaffen. Darüber hinaus bieten die International Standards on Quality Management (ISQM) einen weltweit anerkannten Rahmen für das Qualitätsmanagement im Bereich der Rechnungslegung und Wirtschaftsprüfung. Die Einhaltung der ISQM-Anforderungen ist für globale Netzwerke von entscheidender Bedeutung, um das Engagement ihrer Mitgliedsunternehmen für die Erbringung hochwertiger Dienstleistungen zu demonstrieren.

Für globale Netze, die über Länder und Regionen verstreut sind und aus unabhängigen Unternehmen bestehen, stellt die Aufrechterhaltung von Konsistenz und Exzellenz eine besondere Herausforderung dar. Ein Bekenntnis zur Qualität durch die globale und die Unternehmensführung ist unerlässlich, um den Standard zu setzen, einen Ton an der Spitze zu demonstrieren und angemessenes Verhalten zu fördern (und zu fordern).

Kritische Elemente des Qualitätsmanagements

1. Kultur, Kultur, Kultur

Die Leitung muss die Bedeutung der Qualität auf allen Ebenen des Netzes hervorheben, eine Qualitätskultur entwickeln und die Erwartungen an das Verhalten vermitteln. Sie muss auch eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung fördern. Das bedeutet, dass ein Umfeld geschaffen werden muss, in dem sich die Mitarbeiter wohlfühlen, wenn sie Probleme erkennen und melden, und in dem es ein Verfahren gibt, um diese Probleme zu lösen.

Es erfordert auch, dass die Verantwortlichen in der Firma den Worten Taten folgen lassen (d.h. “Ton von (d. h. “Ton von oben”) und nicht diejenigen ignorieren, die entweder glauben, dass sie von den für andere geltenden Normen ausgenommen sind, oder deren moralischer Kompass nicht nach Norden zeigt. Eine solche Untätigkeit ist für die Mitarbeiter deutlich sichtbar und untergräbt die Wirksamkeit der erklärten und/oder dokumentierten Strategien und Verfahren eines Unternehmens, so gut sie auch sein mögen.

2. Überwindung des Widerstands gegen Veränderungen

In den meisten Organisationen, ob weltweit oder im eigenen Land, kann der Widerstand gegen Veränderungen die erfolgreiche Umsetzung jeder Initiative behindern, auch eines Qualitätsmanagementsystems. Um dies zu überwinden, müssen die Organisation und ihre Führung eine Kultur des Veränderungsmanagements fördern, indem sie die Beteiligten auf allen Ebenen und in allen Phasen des Prozesses einbeziehen, die Vorteile des neuen Systems/der neuen Systeme klar kommunizieren und die positiven Auswirkungen auf die Qualität, den Erfolg und den Ruf des Unternehmens sowie die Kundenzufriedenheit nachweisen.

3. Normung und Harmonisierung

Einer der Schlüsselfaktoren zur Förderung eines wirksamen Qualitätsmanagements in einem globalen Netz unabhängiger Unternehmen ist die Einführung von Standardisierungs- und Harmonisierungsprotokollen. Die Entwicklung einer Reihe standardisierter Prozesse, Methoden und bewährter Verfahren gewährleistet die Einheitlichkeit der Leistungserbringung, der Dokumentation und der Arbeitsleistung. Dies kann durch die Einführung eines globalen Qualitätsmanagementsystems erreicht werden, das den Rahmen für Qualitätsziele, Verfahren und Verantwortlichkeiten vorgibt. Es sollte auch Initiativen zur kontinuierlichen Verbesserung, regelmäßige Leistungsprüfungen und Qualitätsaudits umfassen. Nicht standardisierte Methoden und Strategien können zwar immer noch zu einer qualitativ hochwertigen Leistung der Dienste führen, aber die Standardisierung ermöglicht eine effektive gemeinsame Nutzung von Ressourcen, die Skalierbarkeit von Operationen und einen einheitlichen Dokumentationsrahmen.

In einem heterogenen Netz unabhängiger Firmen wird es immer Aspekte des Qualitätsmanagements geben, die für eine maximale Wirksamkeit firmenspezifisch sein müssen, aber eine Angleichung der Strategien und Verfahren ist oft vorteilhaft und kostengünstig. Die Einführung von ISQM1 hat dazu beigetragen, diesen Prozess für globale Firmennetzwerke zu beschleunigen.

4. Ausbildung und Entwicklung

Investitionen in umfassende Schulungs- und Entwicklungsprogramme sind für die Verbesserung der Fähigkeiten und Kompetenzen der Fachleute innerhalb des Netzes von entscheidender Bedeutung. Regelmäßige Schulungen, Workshops und Zertifizierungen stärken nicht nur die technischen Fähigkeiten, sondern fördern auch eine Kultur des kontinuierlichen Lernens. Darüber hinaus fördert der Austausch von Wissen und bewährten Verfahren zwischen den Mitgliedsunternehmen über Online-Plattformen und Kooperationsforen die Innovation und Verbesserung im gesamten Netzwerk.

Eine Konzentration auf Effizienz durch diese Art von Schulungs- und Kooperationsinitiativen kann auch indirekt zur Prüfungsqualität beitragen. Durch die Straffung von Prozessen und die Vermeidung unnötiger Arbeit und/oder Dokumentation können sich die Mitarbeiter auf wichtigere (d. h. risikoreichere) Angelegenheiten konzentrieren.

5. Wichtige Leistungsindikatoren (KPI)

KPIs, manchmal auch als Audit-Qualitätsindikatoren (AQI) bezeichnet, spielen eine wichtige Rolle bei der Messung und Überwachung der Qualität im gesamten Netz. Es ist wichtig, aussagekräftige KPIs zu definieren, die mit den übergeordneten Zielen und Werten der Organisation übereinstimmen. Diese Indikatoren sollten sowohl qualitative als auch quantitative Messgrößen umfassen, wie z. B. Bewertungen der Kundenzufriedenheit, die Einhaltung von Industriestandards, Ergebnisse von Inspektionen oder Qualitätsprüfungen sowie die Aus- und Weiterbildung der Mitarbeiter.

6. Engagement und Feedback der Kunden

Das Qualitätsmanagement sollte über die internen Prozesse hinausgehen und wirksame Mechanismen für die Einbindung der Kunden und deren Feedback einschließen. Es sollten regelmäßige Kommunikationskanäle eingerichtet werden, um die Erwartungen, Bedürfnisse und den Zufriedenheitsgrad der Kunden zu erfassen. Die Durchführung von Umfragen zum Kundenfeedback, die Durchführung von Überprüfungen nach dem Engagement und die aktive Einholung von Kundenbeiträgen tragen dazu bei, verbesserungswürdige Bereiche zu ermitteln und die Kundenbeziehungen zu verbessern. Diese Feedback-Schleife ist entscheidend für die Aufrechterhaltung qualitativ hochwertiger Dienstleistungen und die Förderung kontinuierlicher Verbesserungsmaßnahmen.

7. Technologie und Automatisierung

Der Einsatz von Technologie und Automatisierungstools spielt eine entscheidende Rolle bei der Rationalisierung von Prozessen, der Minimierung von Fehlern und der Maximierung der Effizienz. Die Implementierung von Buchhaltungs- und Prüfungssoftwaresystemen der nächsten Generation (einschließlich Anwendungen für künstliche Intelligenz), Datenanalysetools und Plattformen zur Automatisierung von Arbeitsabläufen kann die Fähigkeit zur Datenanalyse erheblich verbessern, Arbeitszeiten verkürzen und die Qualität der geleisteten Arbeit erhöhen. So können beispielsweise Dashboarding-Tools wie Caseware Sherlock automatisch KPIs wie die Zeit bis zur Sperrung der Datei, die Anzahl der angesprochenen Prüfpunkte usw. messen und darüber berichten.

Durch die regelmäßige Bewertung und Übernahme neuer Technologien wird sichergestellt, dass das Netzwerk an der Spitze des Fortschritts der Branche bleibt und Zugang zu effektiven und effizienten Methoden für die Durchführung von Aufträgen hat.

8. Überwachung und Überprüfung

Das Netz muss über ein System zur Überwachung und Überprüfung der Qualität seiner Arbeit verfügen. Dieses System sollte Bereiche ermitteln, in denen Verbesserungen erforderlich sind, und es dem Netz ermöglichen, Maßnahmen zu ergreifen, um diese Bereiche zu verbessern.

Zusammenarbeit und Peer-Review-Verfahren fördern eine Kultur der Verantwortlichkeit und kontinuierlichen Verbesserung. Diese fördern die firmen- und länderübergreifende Zusammenarbeit und ermöglichen es den Firmen, voneinander zu lernen, bewährte Verfahren auszutauschen und die Arbeit der anderen zu überprüfen. Die Einführung solider Peer-Review-Mechanismen hilft, verbesserungswürdige Bereiche zu ermitteln, Fehler zu korrigieren und die Einhaltung von Qualitätsstandards zu gewährleisten. Die Rückmeldungen aus diesen Überprüfungen sollten genutzt werden, um Prozesse zu verfeinern, Lücken zu schließen und das Qualitätsmanagementsystem insgesamt zu stärken.

Während das Hauptziel eines globalen Qualitätsprüfungsprogramms immer darin besteht, sicherzustellen, dass die Mitgliedsfirmen ihre Kunden vertrauensvoll an andere Mitgliedsfirmen verweisen können, sollte das Programm auch darauf abzielen, den Firmen objektive, konstruktive und freundliche Ratschläge und Empfehlungen zu geben, die auf den eigenen Erfahrungen des Prüfers und den bewährten Praktiken innerhalb des Netzwerks basieren.

Zwänge und Bewältigung der Herausforderungen

Bei der Verfolgung der Ziele des Qualitätsmanagements können verschiedene Zwänge auftreten. Es ist wichtig, diese Herausforderungen zu erkennen und zu bewältigen. Im Folgenden finden Sie einige häufige Einschränkungen und Vorschläge zu deren Überwindung:

1. Geografische und kulturelle Vielfalt

Der globale Charakter von Netzen kann zu Unterschieden in der Sprache, den kulturellen Gepflogenheiten und den rechtlichen Rahmenbedingungen führen. Um dieses Hindernis zu überwinden, müssen das interkulturelle Verständnis gefördert, klare Kommunikationskanäle geschaffen und regelmäßige kulturelle Schulungen durchgeführt werden. Entscheidend ist auch die Anpassung an lokale Vorschriften unter Beibehaltung globaler Qualitätsstandards.

Ein Grundgerüst ist zwar unerlässlich, muss aber flexibel genug sein, um Variationen, die sich aus lokalen Vorschriften, Branchenpraktiken und kulturellen Normen ergeben, berücksichtigen zu können. Die Förderung der lokalen Beteiligung an der Entwicklung von Qualitätsstandards stellt sicher, dass das Qualitätsmanagementsystem anpassungsfähig und für verschiedene Kontexte relevant ist.

Die Vielfalt innerhalb des Netzes ist zwar eine Herausforderung, kann sich aber auch positiv auswirken, da sie den Unternehmen neue Perspektiven und Einblicke von Unternehmen bietet, die einen anderen Ansatz verfolgen. Die internationale Zusammenarbeit kann Ideen und Denkweisen hervorbringen, die zu innovativen Lösungen für Probleme und Herausforderungen führen können.

2. Zuweisung von Ressourcen

Eine ungleiche Verteilung der Ressourcen und ein unterschiedliches Maß an Fachwissen unter den Mitgliedsunternehmen können die Bemühungen um ein Qualitätsmanagement behindern. Um dieses Problem zu lösen, müssen Mechanismen zur gemeinsamen Nutzung von Ressourcen entwickelt, die Zusammenarbeit gefördert und ein Wissenstransfer zwischen den Unternehmen durchgeführt werden, wobei zu berücksichtigen ist, dass das Netzwerk als Ganzes stärker wird und alle davon profitieren. Zentralisierte Ressourcenpools, Mentorenprogramme und Entsendungsmöglichkeiten (d. h. Outsourcing) können dazu beitragen, das Fachwissen auszugleichen und die Ressourcenverteilung zu optimieren.

3. Compliance und regulatorische Herausforderungen

In verschiedenen Ländern gibt es unterschiedliche Compliance-Anforderungen und rechtliche Rahmenbedingungen, was die Einhaltung einheitlicher Qualitätspraktiken erschwert. Zur Überwindung dieses Hindernisses ist es notwendig, ein Verständnis für diese Unterschiede zu entwickeln und sie in die Gestaltung eines jeden Qualitätsmanagementsystems einzubeziehen. Die Standardisierung der wichtigsten Compliance-Prozesse bei gleichzeitiger Berücksichtigung notwendiger lokaler Anpassungen gewährleistet die Einhaltung der Compliance bei gleichzeitiger Wahrung der Qualitätsstandards.

Ein globales Netzwerk bringt auch die Anforderung mit sich, die für Kunden im gesamten Netzwerk erbrachten Dienstleistungen zu überwachen, um das Risiko von Verstößen gegen die Unabhängigkeitsregeln in Bezug auf finanzielle Interessen, Gegenseitigkeit und Umfang der Dienstleistungen zu minimieren. Dies ist ein wichtiger Schwerpunkt der größten globalen Unternehmen und ihrer Netze, vor allem in Bezug auf ihre öffentlichen Kunden, aber auch für mittelgroße Netze und sogar für Verbände von Bedeutung. Diese Risiken können durch eine wirksame Kommunikation zwischen den Mitgliedsfirmen des Netzwerks, durch die Kenntnis der von den Mitgliedsfirmen erbrachten Dienstleistungen und – wie von den größeren globalen Netzwerken häufig praktiziert – durch die Benennung eines federführenden Client Relationship Partners für den Kunden, zu dessen Aufgaben die Überwachung und Verbesserung der vom Netzwerk zu erbringenden Dienstleistungen vor der Beauftragung gehört, überwunden werden. Die Unternehmen haben auch erhebliche Investitionen in Technologien getätigt, um die von den Mitgliedsunternehmen erbrachten globalen Dienstleistungen zu verfolgen.

4. Technologischer Reifegrad der Unternehmen

Eine ungleiche technologische Infrastruktur und ein unterschiedlicher technologischer Reifegrad können ein wirksames Qualitätsmanagement behindern. Zur Überwindung dieses Hindernisses ist es erforderlich, angemessene technische Unterstützung, Schulung und Zugang zu den wichtigsten Technologien zu bieten, standardisierte Instrumente und Systeme bereitzustellen und gleichzeitig Flexibilität zuzulassen, um der lokalen IT-Infrastruktur und den lokalen Präferenzen Rechnung zu tragen. Die Förderung des Wissensaustauschs zwischen den Mitgliedsunternehmen in Bezug auf die Technologieimplementierung und die Schaffung von Anreizen für die Einführung neuer Instrumente können den technologischen Fortschritt im gesamten Netzwerk vorantreiben.

Schlussfolgerung

Die Entwicklung, Einführung und Durchsetzung eines Qualitätsmanagementsystems für unabhängige Unternehmen innerhalb eines globalen Netzwerks ist eine gewaltige, aber durchaus zu bewältigende Aufgabe. Mit der Unterstützung der Führungsebene und des Vorstands sowie der Unterstützung und dem Willen der Führungskräfte der Mitgliedsfirmen ist es jedoch machbar – und wird den Ruf des Netzwerks wahren und verbessern, das öffentliche Interesse schützen, die Zufriedenheit der Kunden sicherstellen, Top-Talente anziehen und binden und einen Wettbewerbsvorteil schaffen.

[1 ] Man beachte die jüngsten Durchsetzungsmaßnahmen des U.S. Public Company Accounting Oversight Board und der Securities Exchange Commission, des Financial Reporting Council des Vereinigten Königreichs und anderer Aufsichtsbehörden gegen Wirtschaftsprüfungsunternehmen im Zusammenhang mit Mängeln bei der Auftragsausführung und den Qualitätsmanagementsystemen auf Unternehmensebene.